Cum se desfasoara prezentarea unei echipe finaliste?

• publicul este anuntat ca urmeaza sa prezinte echipa “X” care a lucrat pentru clientul “Y”;
• reprezentantul clientului “Y” este invitat pe scena sa vorbeasca 2-3 minute despre tema data in concurs;
• un organizator pregateste echipa sa fie pe “pozitii”;
• este invitata pe scena echipa “X”;
• unul dintre membrii echipei merge la laptop-ul de unde va fi proiectata prezentarea, iar un alt membru imparte cate un exemplar al “synopsis-ului” fiecarui membru din Juriu;
• echipa primeste semnul de la organizatori ca poate incepe prezentarea;
• la expirarea timpului, echipei i se va multumi pentru prezentarea facuta, indiferent daca a fost completa sau nu;
• galeria aplauda frenetic, iar membrii echipei se intorc in sala acoperiti de glorie .

Care sunt greselile cele mai frecvente la prezentari?

• Echipele decid sa isi trimita prea multi membri sa prezinte, chiar daca nu toti sunt buni prezentatori. Asta le fragmenteaza prezentarea, duce la desincronizari si ingreuneaza intelegerea ideilor importante. 

Solutie: analizati cu atentie care sunt cei mai buni prezentatori din echipa voastra. Doar in cazuri exceptionale, in care sunteti siguri ca aveti o regie foarte bine pusa la punct, prezentati toti. Daca va e teama ca vor “castiga laurii” doar cei care vorbesc, gasiti alte metode de a-I pune in valoare pe toti membrii echipei, decat aceea de a prezenta toti.

• Cei care prezinta citesc de pe ecranul de proiectie, sau si mai rau, stau complet cu spatele la public (uitandu-se la ecran). 

Solutie: Repetati de minim 2-3 ori prezentarea pentru a va asigura ca o stiti si ca va incadrati in cele 15 minute. Asigurati-va ca membrii care prezinta, vor sta cu fata la public.

• Membrii echipei se concentreaza pe detalii nerelevante (insista prea mult pe analiza SWOT sau pe indicatorii obiectivelor, prezinta in detaliu bugetul sau planul de actiuni). Trebuie sa intelegeti ca membrii Juriului vad intr-o perioada scurta de timp multe echipe, iar capacitatea lor de a retine un volum mare de informatii e limitata. In plus, tot ceea ce pot retine sunt ideile principale, care ii pot ajuta sa noteze cele trei criterii majore (creativitate, gandire strategica, abilitati de prezentare). De aceea asigurati-va ca puneti accentul doar pe aceste idei. 

Solutie: In cele 15 minute concentrati-va pe cele mai “strategice” lucruri pe care vreti sa le faceti pentru clientul vostru (tactici). Explicati de ce acestea vor avea succes si vor rezolva problema de comunicare de la care ati plecat. Simplificati la maxim. Ajutati-I pe membrii Juriului sa retina doar ideile care va pot face sa castigati. In rest, daca vreti sa demonstrati ca v-ati facut toate temele, puneti detaliile despre bugete, despre indicatori si alte elemente “de finete” in synopsis-ul pe care il distribuiti membrilor Juriului. Insa nu contati pe faptul ca acestia il vor citi in intregime.

Ce trebuie sa faceti inainte de ziua prezentarilor publice?

• sa finalizati prezentarea multimedia (ppt/pps, flash, etc.) pe care o veti proiecta pe ecranul din sala (Nu se accepta ca fisierele auxiliare ale prezentarii sa fie rulate cu o alta aplicatie decat cea din care se ruleaza restul prezentarii - eg. Power Point, Flash);
• sa realizati un “synopsis” printat al prezentarii pe care il veti imparti membrilor Juriului (sumar care cuprinde lucrurile pe care vreti sa va asigurati ca Juriul le va retine in urma prezentarii voastre);
• sa repetati de minim 2-3 ori prezentarea pentru a va asigura ca va incadrati in cele 15 minute si ca nu veti vorbi cu spatele la public.

• 10.00 – 12.00 – Proba de Comunicare Politica
• 12.00 – 14.00 – Proba de Relatii Publice
• 14.00 – 16.00 – Proba de Advertising
• 16.00 – 18.00 – Proba de Comunicare Institutionala

Echipele din provincie trebuie sa stabileasca telefonic cu responsabila de legatura cu participantii, Corina Iordache, modul de predare a prezentarilor.

Atentie! Nu veti mai putea face modificari in prezentare din momentul in care aceasta a ajuns la organizatori.

Ce trebuie sa aduceti cu voi in ziua prezentarilor publice

• un CD de rezerva cu aceeasi prezentare pe care ati adus-o sau trimis-o organizatorilor;
• “synopsis-ul” pe care il veti distribui membrilor Juriului, printat in 15 exemplare;
• sunteti liberi sa aduceti si alte materiale sau obiecte de recuzita care credeti ca pot fi utile intelegerii prezentarii voastre (va recomandam totusi sa nu va concentrati pe spectacol, ci pe continutul prezentarii).

Nu uitati regulile pe care trebuie sa le respectati:

• prezentarea unei echipe are o durata de maxim 15 minute. La expirarea timpului, echipa va fi intrerupta indiferent daca a terminat sau nu de prezentat intreaga campanie;
• un membru al echipei de organizare va va arata minutele ramase pana la expirarea timpului alocat prezentarii (“mai aveti 5 minute, 3 minute, un minut, timpul a expirat!”). Va recomandam sa aveti voi insiva un om care sa va tina timpul in cel mai potrivit mod posibil;
• unul dintre membrii echipei trebuie sa stea la laptopul de pe care va fi proiectata prezentarea.