Capitolul I. Descriere

Capitolul II. Participanti si conditii de eligibilitate

Capitolul III. Drepturi si obligatii

Capitolul IV. Inscrierea

Capitolul V. Preselectiile

Capitolul VI. Prezentarile publice

Capitolul VII. Tipuri de premii

Capitolul VIII. Dreptul de autor

Capitolul I. Descriere

Art.1. Olimpiadele Comunicarii sunt cea mai importanta competitie nationala pentru tinerii care isi doresc o cariera in Advertising, Relatii Publice sau Comunicare Politica.
 
Art.2. Editia 2009 a proiectului are patru probe principale de concurs: Advertising, Relatii Publice, Comunicare Politica si Comunicare Institutionala.

Art.3. In concurs participa echipe de studenti care realizeaza, in functie de proba, strategii de comunicare pentru "clienti" reali: companii, institutii publice sau oameni politici.

Capitolul II. Participanti si conditii de eligibilitate

Art.4. Se pot inscrie in concurs doar tineri din Romania sau din Republica Moldova care urmeaza o forma de invatamant superior (facultate, colegiu, masterat etc.), indiferent de centrul universitar din care provin si de profilul pe care il urmeaza.

Art.5. Pentru a participa este necesara alcatuirea unei echipe de cinci membri. Echipa trebuie sa ramana in aceeasi formula de la inceputul pana la sfarsitul concursului.

Art.6. Un participant nu poate face parte din mai multe echipe.

Art.7. O echipa poate sa concureze doar la o singura proba. 

Capitolul III. Drepturi si obligatii

Art.8. Participantii au urmatoarele drepturi:

a) sa participe gratuit la evenimentele publice din programul Olimpiadelor Comunicarii;

b) sa fie jurizati in mod echitabil, in aceleasi conditii si dupa aceleasi criterii ca toate echipele din concurs;

c) sa le fie comunicate notele medii obtinute la fiecare criteriu de jurizare, insa doar prin corespondenta privata. Atat Juriul cat si organizatorii nu sunt obligati si nu vor oferi in mod oficial nicio alta forma de feedback in privinta notelor obtinute sau a motivelor pentru care o echipa s-a calificat / a castigat sau nu;

d) sa aiba cel putin o intalnire de lucru cu reprezentantii "clientului" care le-a revenit prin tragere la sorti si sa primeasca un "brief", care reprezinta cerintele "clientului";

e) sa beneficieze de indrumarea unui tutore al probei la care participa, intr-un timp egal cu cel de care beneficiaza ceilalti participanti;

f) sa fie promovati ca echipa si sa fie recunoscuti pentru strategiile pe care le-au realizat sau pentru distinctiile pe care le-au obtinut, in cadrul evenimentelor, pe site-ul Olimpiadelor Comunicarii si in toate materialele ulterioare in legatura cu participantii de la editia 2009;

Art.9. Participantii au urmatoarele obligatii:

a) sa respecte Regulamentul de participare, deciziile oficiale ale Juriului si ale organizatorilor;

b) sa nu conteste in nicio situatie deciziile Juriului. De asemenea, sa isi asume intelegerea faptului ca principalele garantii pentru corectitudinea jurizarii sunt pe de o parte metodologia de jurizare, iar pe de alta parte numarul, reprezentativitatea si buna reputatie a membrilor Juriului. Participantii pot cantari aceste elemente inainte de inscriere, insa odata cu acceptarea Regulamentului se obliga sa renunte la dreptul lor de a contesta calitatea deciziilor Juriului.

c) sa nu angajeze public numele organizatorilor, al Juriului sau al Partenerilor  Olimpiadelor Comunicarii in contexte defaimatoare pentru imaginea acestora;

d) sa fie prezenti in formula completa a echipei in trei momente din cadrul concursului: interviul de preselectie, sedinta de "briefing" initiala cu reprezentantii "clientului" si sesiunea de prezentari corespunzatoare probei la care participa;

In cazul preselectiilor, o echipa trebuie sa fie prezenta in formula completa in momentul in care i-a venit randul sa intre. Nu sunt acceptate schimbari ale ordinii de intrare.

In cazul prezentarilor publice, o echipa trebuie sa fie prezenta in formula completa de la inceputul pana la finalul sesiunii de prezentari de la proba sa. Organizatorii nu vor anunta anterior nicio ordine de intrare a echipelor.

e) sa completeze cu informatii corecte toate datele solicitate ca obligatorii in formularul de inscriere;

f) sa puna la dispozitia organizatorilor sau a Juriului, in cazul unor solicitari specifice, documente suplimentare care sa demonstreze veridicitatea informatiilor din formularul de inscriere;

g) sa se asigure telefonic sau prin email ca formularul lor a fost primit, inainte de data si de ora limita;

h) sa achite, in cazul calificarii in faza finala a unei probe, taxa de 50 RON de echipa. Taxa trebuie achitata nu mai tarziu de doua zile de la aflarea rezultatelor interviului de preselectie si nu se aplica in cazul echipelor din provincie;

i) sa puna la dispozitia organizatorilor, spre publicare pe site-ul Olimpiadelor Comunicarii, prezentarile si orice alte materiale realizate de echipa in vederea concursului si a procesului de jurizare;

j) in cazul castigarii de catre echipa a unui premiu cu valoare materiala, membrii echipei au obligatia sa imparta valoarea premiului in mod egal intre ei.

Art.10. Reprezinta motiv de excludere a unei echipe din competitie nerespectarea uneia sau a mai multor obligatii de la articolul 9, de catre unul sau mai multi membri ai echipei.

Capitolul IV. Inscrierea

Art.11. Inscrierea echipelor se face prin completarea unui formular de inscriere. Acesta trebuie descarcat de pe site-ul Olimpiadelor Comunicarii, completat si trimis in format electronic pe adresa: Aceasta adresa de e-mail este protejata impotriva spamului, JavaScript trebuie activat a putea vizualiza pagina. pana la data limita (joi, 16 aprilie 2009, ora 16:00).
 
Impreuna cu formularul completat se ataseaza la email:

• logo-ul echipei (format .gif sau .jpg, denumit cu numele echipei – e.g. publicitarii.jpg)
• cinci fotografii, corespunzatoare fiecarui membru al echipei. Fotografiile vor fi denumite cu numele concurentilor (e.g. tudor_popescu.jpg). Nu se accepta decat fotografii clare, in care pot fi recunoscuti membrii echipei.

 Art.12. Organizatorii isi rezerva dreptul de a refuza si/sau de a trimite spre re-corectare formularele primite, in cazul unor greseli sau omisiuni flagrante. In acest caz, daca recorectarea formularelor implica depasirea termenului limita pentru inscriere, organizatorii pot sa elimine din concurs echipa in cauza.

Art.13. Participantii au obligatia sa se asigure telefonic sau prin e-mail ca formularul lor a fost primit, inainte de data si de ora limita.

Art.14. Dupa depasirea datei si orei limita, organizatorii nu vor mai accepta nici un formular de inscriere. Nu se vor accepta nici un fel de exceptii de ordin tehnic sau personal. 

Recomandare: Trimiteti formularul, logo-ul echipei si fotografiile membrilor din timp. Nu lasati trimiterea acestora pentru ultimele ore ale perioadei de inscrieri.

Trimitand din timp formularele va asigurati ca primiti feedback de la organizatori despre completitudinea materialelor de inscriere. In plus evitati orice fel de risc de ordin tehnic.

Art.15. Organizatorii isi rezerva dreptul de a prelungi perioada de inscriere, insa doar in situatii de forta majora. Acest lucru va fi comunicat printr-un anunt oficial, inainte sau dupa expirarea termenului limita initial.

Capitolul V. Preselectiile

Art.16. In urma evaluarii de catre organizatori a respectarii criteriilor de eligibilitate, echipele vor fi programate la un interviu de preselectie. Prezenta echipei in formula completa la acest interviu este obligatorie.

Art.17. Fiecare echipa va fi intervievata de un “board” (si numai unul) de preselectie. Pentru fiecare proba pot exista unul sau mai multe board-uri de preselectie, in functie de numarul de echipe inscrise.

Art.18. Interviul are o durata fixa (nu mai mult de 10 minute de echipa) si se va concentra pe modul in care echipa a lucrat pentru realizarea temei de preselectie. “Board”-urile de preselectie le vor pune intrebari membrilor echipelor, pentru a determina creativitatea, gandirea strategica si sinergia acestora.

O echipa va fi exclusa din competitie daca rezolvarea temei de preselectie prezentata in fata “board”-ului este schimbata radical fata de rezolvarea temei din formularul de preselectie.

Art.19. Echipelor nu li se interzice sa foloseasca materiale auxiliare pentru sustinerea temei (printuri, prezentari ppt, laptop etc.). Cu toate acestea, organizatorii descurajeaza folosirea unor astfel de materiale si nu vor oferi suport logistic echipelor care decid sa le foloseasca. De asemenea, nu va fi acceptata depasirea celor 10 minute ale interviului, indiferent de numarul/volumul materialelor pe care o echipa vrea sa le prezinte “board”-ului. In schimb, participantii ar trebui sa se concentreze pe interactiunea cu “board”-ul si pe demonstrarea faptului ca sunt o echipa sudata si bine pregatita.

Art.20. Echipele vor fi notate de catre membrii board-ului de preselectie, in functie de patru criterii: gandire strategica, creativitate, abilitati de prezentare si persuasiune, sinergia echipei. Fiecare criteriu are o pondere diferita in nota finala (vezi Metodologia de jurizare, Capitolul  Despre preselectii).

Art.21. Ordinea notelor medii nu este singurul criteriu dupa care se decid echipele finaliste, ci doar o imagine asupra optiunilor individuale initiale ale membrilor Juriului. “Board”-ul de preselectie are dreptul sa ia decizii in majoritate, care sa modifice ierarhia notelor medii. De asemenea, in cazul existentei mai multor “board”-uri, primeaza criteriul egalitatii numarului de echipe finaliste corespunzatoare fiecarui “board” (pentru detalii, vezi Metodologia de jurizare, Capitolul Despre preselectii)

Art.22. Numarul echipelor calificate depinde de numarul de "clienti" de la o anumita proba. Acesta este in mod standard 10, insa poate diferi in fiecare an. Numarul final de “clienti” de la fiecare proba va fi comunicat de organizatori cel mai tarziu inaintea inceperii preselectiilor.

Art.23. Nu se accepta contestatii la rezultatele preselectiilor. Singura forma de feedback pe care o vor oferi organizatorii referitor la prestatia unei echipe consta in comunicare prin corespondenta privata a notelor medii obtinute la fiecare criteriu de jurizare.

Art.24. Organizatorii nu sunt obligati si nu vor publica nicio forma de clasament al echipelor participante la preselectie, cu sau fara notele obtinute.

Capitolul VI. Prezentarile publice

Art.25. Inainte de zilele de prezentari, la o data comunicata de organizatori, un singur reprezentant al fiecarei echipe le va preda organizatorilor prezentarea multimedia pe care urmeaza sa o foloseasca. Echipele nu vor mai putea face modificari in prezentare dupa ce aceasta a ajuns la organizatori.

Participantii din provincie nu sunt obligati sa fie prezenti in momentul predarii prezentarilor. In schimb ei trebuie sa stabileasca de comun acord cu organizatorii o metoda prin care prezentarea sa fie livrata in aceeasi zi si in acelasi intelval orar, ca si celelalte echipe de la aceeasi proba.

Echipele care nu predau prezentarea in ziua si in intervalul orar anuntat vor fi descalificate.

Art.26. Inainte de sustinerea prezentarii pe scena, un membru al echipei va da fiecarui membru al Juriului un “synopsis” al campaniei (un document de maxim 2 pagini A4, care cuprinde cele mai importante aspecte ale prezentarii).

Art.27. Modalitatea de prezentare este la alegerea echipei. In cazul in care exista o prezentare multimedia este insa obligatoriu ca echipa sa-si desemneze un reprezentant care sa se ocupe de gestionarea tehnica a acesteia.

Nu se accepta rularea prezentarilor multimedia de pe alt calculator / laptop decat cel al organizatorilor.
 
Nu se accepta ca fisierele auxiliare ale prezentarii sa fie rulate cu o alta aplicatie decat cea din care se ruleaza restul prezentarii (eg. Power Point, Flash).

Art.28. Fiecare echipa va avea la dispozitie 15 minute pentru a-si prezenta campania. Nu se accepta nicio depasire a acestei durate. Singurul cronometru oficial este cel al organizatorilor.

Art.29. In urma prezentarilor, fiecare echipa va fi evaluata (exclusiv) de Juriul de la proba de concurs la care participa.

Art.30. Echipele vor fi notate de membrii Juriului, in functie de patru criterii: gandire strategica, creativitate, abilitati de prezentare si persuasiune, incadrare in timp. Fiecare criteriu are o pondere diferita in nota finala (vezi Metodologia de jurizare, Capitolul Despre prezentarile publice).

Art.31. Ordinea notelor medii nu este singurul criteriu dupa care se decid echipele castigatoare, ci doar o imagine asupra optiunilor individuale initiale ale membrilor Juriului. Acestia au dreptul sa ia decizii in majoritate, care sa modifice ierarhia notelor medii. (pentru detalii, vezi Metodologia de jurizare, Capitolul Despre prezentarile publice)

Art.32. Nu se accepta contestatii la rezultatele prezentarilor. Singura forma oficiala de feedback pe care o vor oferi organizatorii referitor la prestatia unei echipe consta in comunicarea prin corespondenta privata a notelor medii obtinute la fiecare criteriu de jurizare.

Art.33. Organizatorii nu sunt obligati si nu vor publica un clasament complet al echipelor finaliste, cu sau fara notele obtinute.

Capitolul VII. Tipuri de premii

Art.34. Pentru fiecare proba de concurs, in mod standard, se acorda trei premii: Premiul I, Premiul II si Premiul III. In mod exceptional, un Juriu de la o proba poate decide, cu 3/4 din numarul celor prezenti, neacordare unuia sau a mai multor premii.

Art.35. Premiile au urmatoarea valoare financiara: Premiul l - 500 de Euro, Premiul II - 300 de Euro si Premiul III - 200 de Euro.
 
Art.36. Atat Juriul cat si organizatorii pot decide acordarea unor premii / mentiuni speciale cu sau fara o valoare materiala.

Capitolul VIII. Dreptul de autor

Art.37. Prezentarile sau alte materiale realizate in vederea concursului raman in proprietatea comuna si egala a membrilor unei echipe participante;

Art.38. Organizatorii isi rezerva, fata de participanti, dreptul de a folosi, in materialele de promovare ale Olimpiadelor Comunicarii, numele participantilor, formularele de inscriere, fotografiile, prezentarile sau alte materiale realizate in vederea concursului.

Art.39. Organizatorii nu au obligatia de a proteja confidentialitatea informatiilor continute in formularele de inscriere.