|
Pentru un tanar abia intrat in lumea afacerilor, o zi obisnuita de lucru la birou poate fi extrem de lunga si epuizanta. La inceputul carierei, noii veniti sunt cei care primesc pe langa sarcinile presupuse de noul post, o gramada de sarcini "usurele" pe care noii colegi le paseaza oricui se nimereste. Asa incat, intre mai multe sedinte pe zi, un "novice" are de tradus materiale pentru colegi, trebuie sa se gandeasca la idei stralucitoare cu care sa-si impresioneze clientii sau superiorii, mai trebuie sa raspunda la telefoane, sa se documenteze pentru intalniri, sa raspunda la e-mailuri s.a.m.d.. Si asta nu numai pentru ca e nou, ci pentru ca asta e ritmul de lucru cerut de angajatori.
In astfel de conditii, pe cei care nu si-au insusit un sistem de organizare a timpului ii asteapta un program de lucru cu multe ore suplimentare.
Desi pare o banalitate, managementul timpului da multe batai de cap. Jeffrey Mayer, unul dintre consultantii americani in domeniu, ofera cateva sfaturi in cartea sa "Taking Control of Your Day" :
• Evita sa lucrezi la mai multe lucruri in paralel
Se intampla oricui ca lucrand la un document important, sa se trezeasca raspunzand in acelasi timp la mesajele prietenilor pe messenger, scriind e-mail-uri care nu pot fi amanate, vorbind la telefonul care suna in continuu sau raspunzand la intrebarile colegului de birou. O atentie distribuita pe mai multe activitati odata e o cale sigura de esec.
Sfatul specialistului amintit este "Concentrati-va pe cate o sarcina odata!"¯. In acest fel, sansele ca documentul sa fie terminat la timp, sa fie bun si fara greseli sunt mult mai mari. Telefonul poate fi scos din priza, Outlook-ul poate fi inchis, la fel si messenger-ul.
• Rezolva sarcinile dificile in "prime time"
O zi obisnuita la birou incepe in general cu o cafea, verificarea e-mail-ului, raspunsul la mesaje, reordonarea hartiilor lasate de ieri pe birou, o pauza de masa..... Treburi mici, dar care consuma mult timp. Dupa ce acestea iau sfarsit, telefonul incepe sa sune, intalnirile curg lant si la sfarsitul zilei, intrebarea "ce am facut de fapt azi?"¯ ramane fara raspuns. Daca pentru urmatoarea zi superiorul asteapta un raport care, cu atatea pe cap, nu a fost inceput, atunci inima se strange. Insa oboseala acumulata si gandul recomfortant ca exista un "maine dimineata" duc inevitabil la amanarea raportului pentru ziua urmatoare.
Iata motivul pentru care Mayer recomanda rezervarea primelor doua ore din program, pe care le denumeste prime time, pentru a rezolva sarcini care cer cel mai mare grad de concentrare.
• Managerizeaza-ti corect contactele
O parte din timpul pierdut, care contribuie la prelungirea programului zilnic, este dedicat cautarilor unor date de contact. Teancurile de carti de vizita, agenda cu numere de telefon notate dezordonat sau hartiile cu notite imprastiate printre teancurile de hartii de pe birou consuma minute pretioase care pot fi folosite pentru activitati mai importante.
Cu ajutorul Outlook-ului spre exemplu pot fi stocate la un loc toate datele de contact ale persoanelor cunoscute. Pe langa acestea, in cazul clientilor sau altor persoane importante, se pot pastra subiectele discutiilor si informatii aparent irelevante, dar utile, precum numele sotiei, copiilor, date de nastere, hobby-uri si orice se mai poate obtine printr-o conversatie. Toate acestea folosesc la consolidarea si imbunatatirea relatiilor cu oricine reprezinta un actual sau potential partener de afaceri sau o persoana resursa.
• Planifica si monitorizeaza lucrurile de facut pe zile cu ajutorul unei Liste Generale
Se intampla uneori ca sarcinile planificate pe termen mediu sau lung sa fie uitate si sa duca la dezastre cum ar fi un deadline ratat, un conflict cu superiorii sau, mai grav, pierderea unui client.
Solutia este o Lista Generala, adica o pagina unde putem vedea toate, dar absolut toate activitatile si proiectele de facut. Avand o asemenea lista se va sti intotdeauna ce e de facut intr-o zi, cate zile mai sunt pana la un dead-line, care sunt sarcinile prioritare. Dupa ce o sarcina este terminata, ea este taiata de pe lista. Pentru ca acesta lista sa fie cu adevarat utila ea trebuie permanent verificata si actualizata.
"Esti ocupat. Dar esti cu adevarat productiv?" este intrebarea care, dupa Jeffrey Mayer, sintetizeaza intreaga filosofie a managementului timpului.
10 sfaturi pentru un management eficient al timpului
- Din cand in cand, intrebati-va daca ceea ce faceti este urgent sau important. Daca nu sunteti in nici una dintre cele doua situatii, treceti la altceva.
- Folositi-va timpul pentru activitati pentru care sunteti specializat. Nu va asumati sarcini care pot fi rezolvate de altcineva.
- In planificarea zilnica, acordati-va pentru fiecare sarcina o treime din timpul necesar in plus. Spre exemplu, pentru o sarcina de 60 de minute alocati in total 90 de minute. Astfel veti avea timp pentru revizuiri.
- Ordonati-va sarcinile intr-o Lista Generala pe criteriul proiectelor din care fac parte. In acest mod va va fi mai usor sa le gasiti.
- Mentineti-va un birou ordonat. Cautarea unei hartii printre maldare aruncate gramada poate irosi mult timp pretios.
- Descurajati conversatiile de socializare in sedinte amintindu-le tuturor ca aveti o problema de rezolvat impreuna. Puteti de asemenea sa va asezati cu spatele spre usa pentru a descuraja vizitatorii nepoftiti.
- Seara, inainte de a pleca de la birou, planuiti-va sarcinile pentru ziua urmatoare.
- Cand lucrati la un document (pe computer), inchideti toate ferestrele care v-ar putea distrage atentia: documente care nu au legatura cu ceea ce faceti, contul de e-mail, messenger-ul etc.
- Stabiliti intalniri cu voi insiva atunci cand aveti o sarcina dificila de rezolvat, la fel cum stabiliti intalniri cu superiorii. Inchideti usa si nu lasati pe nimeni sa intrerupa sedinta.
- Lasati sarcinile simple pentru sfarsitul programului. Ocupati-va de cele dificile dimineata cand aveti o mai buna capacitate de concentrare.
Autor: Elis Iaia
|
Resurse 
